SMA NEGERI 1 Cikalong

Protokoler

Pada kesehariannya aktivitas keprotokolan sangatlah diperlukan khususnya dalam hal pengelolaan dan pengaturan acara atau kegiatan secara professional. Dengan adanya keprotokolan acara dapat berlangsung dengan lebih tertib dan teratur. Kemampuan yang baik dari para protokoler dalam mengelola dan mengatur berlangsungnya aktivitas, kegiatan maupun acara kelembagaan sangatlah penting. Seorang protokoler dituntut untuk terampil, tanggap, dan professional dalam menyelenggarakan sebuah acara. Mereka pun harus mampu berkoordinasi dengan semua pihak yang mendukung acara sehingga acara dapat berjalan dengan lancar, tertib, aman, dan nyaman. Pada akhirnya, berhasil atau tidaknya suatu acara seringkali bergantung pada bagaimana protokoler mengatur dan mengelola acara. Untuk itu, pemahaman mengenai hal-hal berkaitan dengan keprotokolan sangat diperlukan khususnya mengenai keprotokolan di Indonesia.

Perihal mengenai keprotokolan ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dan hasil kerja dari proses dan tahapan-tahapan yang telah dilakukan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya keseluruhan acara.

Kata Protokol sendiri berasal dari Bahasa Yunani “Protos” berarti yang pertama dan “Kolla” yang artinya lem atau perekat. Kemudian kata protocol ini diartikan sebagai lembaran perintah atau keputusan raja kepada rakyatnya. Kata Protokol dibawa ke Indonesia oleh Belanda dan diterjemahkan dalam Bahasa Inggris.

Protocol est le code de la politiesse international (protocol adalah suatu pedoman tata cara internasional). Pengertian tersebut kemudian berkembang sehingga protokoler ini dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, khidmat, rapi, lancar dan teratur serta memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.

Sedangkan dalam Wikipedia ensiklopedia bebas menyebutkan bahwa Protokoler etiket berdiplomasi dan urusan negara. Sebuah protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi. Dalam bidang diplomatik dan pemerintahan protokol usaha seringkali garis pembimbing yang tak tertulis. Protokol membahas kebiasaan yang layak dan diterima-umum dalam masalah negara dan diplomasi, seperti menunjukkan rasa hormat kepada kepala negara, diplomat utama dalam urutan kronologikal dalam pengadilan, dan lain-lain.

Dalam keprotokoleran negara Republik Indonesia sendiri terdapat asas-asas yang mengatur keprotokolan yang harus dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokol atau protokoler yakni asas kebangsaan, asas ketertiban dan kepastian hukum, asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan, dan asas timbal balik.

1. Asas Kebangsaan

Yang dimaksud dengan “kebangsaan” adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang pluralistik (kebinnekaan) dengan tetap menjaga prinsip negara kesatuan Republik Indonesia.2.

2. Asas ketertiban dan kepastian hukum

Dalam hal ini yang dimaksud dengan “ketertiban dan kepastian hokum” adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum.

3. Asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan

Dalam hal ini yang dimaksud dengan “keseimbangan, keserasian, dan keselarasan” adalah keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan, antara individu dan masyarakat dengan kepentingan bangsa dan Negara.

4.Asas Timbal balik

Pada asas keempat ini yang dimaksud dengan “timbal balik” adalah keprotokolan diberikan setimpal ataubalas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.

Selain asas-asas tersebut terdapat pula tujuan dari pengaturan keprotokoleran itu sendiri antara lain:

1. Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat;
2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional; dan
3. Menciptaknn hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa

Disamping asas-asas yang mengatur keprotokolan serta tujuan adanya keprotokolan, secara kontekstual keprotokolan negara terdiri atas kenegaraan, kebangsaan, pergaulan dan acara. Adapun penjelasannya sebagai berikut:

Kenegaraan; Seperti yang tercantum dalam buku pedoman protokol Negara 2005 dari encyclopedia britanica 18962 bahwa kenegaraan meliputi norma yang mengatur terciptanya hubungan baik di dalam bangsa itu sendiri maupun dengan bangsa dan Negara lain, scope dari kenegaraan ini adalah kunjungan tamu Negara, kunjungan kepala Negara RI keluar negeri.

Kebangsaan; Pengaturan dilakukan selaras dengan kedudukannya sebagai lambang kedaulatan meningkatkan jiwa dan semangat kebangsaan. Kebangsaan ini meliputi presean, kunjungan pejabat RI dan tamu asing ke daerah serta penghormatan jenazah dengan menggunakan bendera kebangsaan.

Pergaulan; seperangkat peraturan tentang perilaku dalam tata pergaulan resmi dan dalam kegiatan resmi yang melibatkan pemerintah Negara serta wakil-wakilnya.

Acara; pengaturan kegiatan yang bersifat resmi termasuk pemberian penghormatan dan pelayanan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya.

Kegiatan keprotokolan termasuk ke dalam kegiatan yang terrencana, terstruktur, teratur, rapi dan terorganisir. Adapun jenis kegiatan keprotokolan terbagi menjadi dua yakni kegiatan yang sifatnya umum atau kenegaraan dan kegiatan yang berkaitan dengan lembaga perguruan tinggi.

Jenis kegiatan yang sifatnya umum misalnya, upacara pelantikan dan serah terima jabatan, upacara penandatanganan naskah kerja sama, upacara sumpah pegawai, peresmian gedung baru, seminar, simposium, diskusi dan lain sebagainya. Kegiatan seperti ini juga berlaku di instansi-instansi dan universitas atau lembaga pendidikan. Namun secara lebih spesifik, kegiatan yang ada di perguruan tinggi antara lain: upacara dies natalis, upacara wisuda, upacara pengukuhan guru besar, upacara kenaikan pangkat doktor dan lain-lain.

Aktivitas keprotokolan sendiri secara lebih luas terdiri dari lima hal yakni tata ruang, tata upacara, tata tempat, tata busana, dan tata warkat. Terhadap lima hal tersebut terdapat aturan-aturan yang perlu diperhatikan. Untuk memasuki dunia protokoler, pemahaman dan penerapan atas aturan-aturan tersebut sangatlah penting. Adapun penjelasan mengenai aturan-aturan tersebut antara lain:

I. Tata Ruang,

Tata ruang adalah pengaturan ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.

a. Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya

b. Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Dalam prakteknya, protokoler harus memerhatikan segala sesuatunya dengan sangat detail, misalnya dalam tata ruang ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)

2. Papan nama petunjuk yang diperlukan

3. Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat

4. Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

II. Tata Upacara

Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan tersebut harus diperhatikan:

1. jenis kegiatan;

2. bahasa pengantar yang dipergunakan;

3. materi aktivitas.

Dalam tata upacara, harus lah direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Untuk pengisi acara misalnya dalam memberikan sambutan haruslah diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Juga yang tak kalah penting adalah memastikan kesediaan pembicara atau pemberi sambutan tersebut dengan menghubunginya beberapa waktu sebelum acara. Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan pula seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

III. Tata Tempat (Preseance)

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Yang dimaksudkan di sini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tem’pat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

Adapun dalam aturannya, terdapat pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance antara lain:

1) Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.

2) Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Pedoman dalam Preseance:

1. Aturan Dasar Preseance

a. Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi mempunyai urutan paling depan atau mendahului,

b. Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang berdiri di sebelah kanan.

2. Aturan Umum Tata Tempat

a. Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap sebagai tempat pertama adalah yang menghadap pintu keluar sedangkan untuk yang duduk di dekat pintu dianggap sebagai tempat paling terakhir.

b. Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yakni jika orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang utama.

3. Aturan Tempat Duduk

Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:

a. Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi

b. Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.

4. Aturan Urutan Memasuki Kendaraan

Selanjutnya ialah tata urutan memasuki kendaraan. Untuk undangan resmi atau kenegaraan diperlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang sangat matang. Tipe kenderaan juga bahkan mempengaruhi pengaturan tersebut. Untuk pengemudi pun ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler yang juga akan mempengaruhi penampilannya.

Ada beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau kereta api yakni sebagai berikut:

a. Pesawat udara : Seseorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir sedangkan ketika menuruni pesawat orang yang utama tersebut akan turun lebih dahulu.

b. Kapal laut: Seseorang dengan urutan utama akan naik terlebih dahulu dan akan turun lebih dahulu pula.

c. Kendaraan mobil atau kereta: Seseorang yang paling utama baik ketika naik maupun turun kendaraan akan mendahului yang lain. Namun demikian, apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa oleh karena keadaan dan kondisi yang tidak memungkinkan, hal tersebut merupakan suatu perkecualian.

d. Untuk letak kenderaan, hendaknya dihadapkan ke kiri. Hal ini berarti arah kenderaan yang akan menuju, berada di sebelah kiri kita.

e. Seseorang yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan sedangkan yang berikutnya di sebelah kiri.

f. Apabila telah sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kendaraan dihadapkan ke sebelah kanan sehingga memudahkan orang utama untuk dapat turun terlebih dahulu.

g. Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri dan orang ketiga duduk di bagian tengah.

h. Jika mobil memungkinkan untuk ditumpangi oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya.

IV. Tata Busana

Tata busana yang dimaksud disini ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.

Tata busana harus ditentukan dan dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

Adapun terdapat jenis tata busana yang perlu diketahui antara lain:

1. Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
2. Pakaian Sipil Harian (PSH)
3. Pakaian Oinas Lapangan (PDL)
4. Pakaian Dinas Harian (PDH)
5. Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.
6. Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)
7. Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
8. Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

V. Tata Warkat

Tata Warkat merupakan pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Dalam hal ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
2. Jumlah undangan harus disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tujuan kegiatan yang ingin tercapai sendiri.
3. Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.
4. Menulis nama orang yang diundang hendaknya dilakukan secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan maupun alamatnya.
5. Dalam undangan perlu dijelaskan bahwa undangan tersebut diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.
6. 6. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduk.
7. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
8. Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
9. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
10. Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).

Selain kelima aturan tersebut terdapat hal-hal yang harus dimiliki dalam melaksanakan kegiatan keprotokolan. Hal ini yang akan menunjang dan menentukan keberhasilan dalam melaksanakan kegiatan, antara lain:

• Tata cara; setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib dan khidmat serta setiap perbuatan dan tindakan yang hendak dilakukan harus berdasarkan aturan dan urutan yang telah ditentukan.
• Tata krama; yaitu etiket dalam pemberian penghormatan.

Aplikasi aturan-aturan; yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan. Hal ini harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi pada saat kegiatan.